Wie Sie Ihre E-Mails für maximale Suchbarkeit markieren können

Wie Sie Ihre E-Mails für maximale Suchbarkeit markieren können

Das Problem, E-Mails in einem großen Archiv zu halten, besteht darin, bestimmte Nachrichten wiederzufinden. Also, Leute erstellen einen zusätzlichen Ordner, und dann zwei, und dann laden! Verwenden Sie diese Techniken anstelle von Ordnern, um Ihr Archiv zu organisieren.

Wie (und warum) können Sie Ihre Nachrichten markieren?

Wir empfehlen, Ihre E-Mails einfach zu archivieren. Es ist der beste Weg, es zu organisieren. Verschwenden Sie keine Zeit damit, Nachrichten in Ordner in Ihrem E-Mail-Client zu verschieben – legen Sie alles in einen Archivordner. In Google Mail klicken Sie beispielsweise einfach auf die Schaltfläche Archivieren.

Aber, wenn Sie keine Ordner haben, wie ordnen Sie Ihre Nachrichten so an, dass sie leicht abgerufen werden können? Die Antwort ist einfach: Tagging.

Der größte Vorteil der Verwendung von Tags anstelle von Ordnern besteht darin, dass Sie nicht gezwungen sind, eine E-Mail in nur einen Ordner einzufügen. Mit dem Tagging müssen Sie nicht mehr entscheiden, ob diese E-Mail über ein Herstellerproblem in einem Kundenprojekt in den Verkäuferordner, Kundenordner, Projektordner oder Lessons Learned Ordner geht. Sie fügen einfach die entsprechenden Tags zu der E-Mail hinzu, und dann können Sie sie leicht wiederfinden, unabhängig davon, ob Sie E-Mails zu diesem Anbieter, Kunden oder so weiter finden möchten.

Wenn Sie von einem ordnerbasierten System zu einem einzelnen Archiv wechseln, ist das Tagging der Schlüssel, um danach Dinge finden zu können. Sie können in großen Mengen markieren, wenn Sie also einen Ordner für einen Client haben, können Sie jedes Element darin mit dem Namen dieses Clients versehen, bevor Sie es in Ihr Archiv verschieben. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass es leicht wiederzufinden ist.

Das Beste daran ist, dass das Tagging in (fast) jeder modernen E-Mail-App einfach ist. Selbst wenn Sie am Ende Ordner behalten, ist das Tagging so nützlich, dass wir empfehlen, es trotzdem zu tun.

Kategorisierung in Outlook

In Outlook wird das Tagging als „Kategorisieren“ bezeichnet. Sie können beliebig viele Kategorien erstellen, ihnen Farben zuweisen und sie dann auf alles in Outlook anwenden – E-Mails, Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und sogar Kontakte. Dies erleichtert nicht nur die Suche, sondern hebt auch Ihre Outlook-Inhalte farblich hervor. Wenn Sie beispielsweise eine Kategorie für ein Projekt erstellen und ihr eine bestimmte Farbe geben – sagen wir lila – können Sie jedes verwandte Element mit dieser Kategorie kennzeichnen. Ohne etwas zu lesen, werden Sie wissen, dass jede violette E-Mail, jedes Kalenderereignis, jede Aufgabe, jede Notiz oder jeder Kontakt mit diesem Projekt verbunden ist. Kategorien sind noch nicht in der Outlook Mobile App enthalten, so dass Sie Ihre Kategorisierung im Client oder in der Web-App vornehmen müssen.

Wenn Sie Ihre E-Mails kategorisieren, können Sie alles in einem einzigen Ordner kategorisieren, indem Sie die gesamte E-Mail auswählen (mit der Tastenkombination Strg+A) und dann Ihre Kategorie oder die Kategorien nach Wahl auswählen. Sie können Ihre Archivordneransicht sogar so ändern, dass sie E-Mails nach Kategorien gruppiert, was eine Ordnerstruktur nachahmt. Dann haben Sie den Vorteil des Taggens und den Vorteil einer Ordneransicht.

Beschriftung in Google Mail

In Google Mail wird das Tagging „Labeling“ genannt, und es funktioniert sowohl im Web als auch in mobilen Anwendungen. Wie in Outlook können Sie so viele Labels erstellen, wie Sie möchten (Sortierung – es gibt ein Limit von 5.000, danach sagt Google, dass Sie Performance-Probleme haben könnten, aber nur wenige Leute tun es jemals) und ihnen Farben zuweisen. Sie können auch Filter erstellen, um E-Mails automatisch nach beliebigen Kriterien zu kennzeichnen.

Etiketten sind zu einem intuitiven und integralen Bestandteil der Gmail-Erfahrung geworden, vor allem, weil Sie keine Ordner hinzufügen können. Holen Sie sich also eine Beschriftung und beobachten Sie, wie Ihre Mailbox zu einem völlig anderen – und besseren – Ort wird.